Ultimo Aggiornamento: 08/03/2023
Versione: 1.0

La protezione dei dati personali rappresenta un aspetto particolarmente importante per Clanto Services srls, con sede legale in Via delle Ginestre 16, Melito di Napoli, NA, 80017, registrata presso il registro delle imprese di Napoli con REA NA-876135, in qualità di titolare del trattamento dei dati (“Clanto” o “la Società”). Clanto desidera attenersi ai requisiti in materia di trasparenza legalmente standardizzati ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (“GDPR”). Per raggiungere tale obiettivo, la Società pubblica la presente Informativa sulla privacy al solo scopo di informare il cliente (“Utente finale” o “Utente”) in qualità di soggetto interessato relativamente agli argomenti in materia di protezione dei dati personali:

• Base legale dell’elaborazione dei dati personali,
• Condivisione e riservatezza dei dati,
• Protezione dei dati,
• Diritti dell’Utente finale in qualità di soggetto interessato,
• Elaborazione dei dati personali dell’Utente
• Informazioni di contatto.

Base legale dell’elaborazione dei dati personali

Il trattamento dei dati in base alla normativa applicabile in materia di protezione dati personali da parte di Clanto si fonda su poche basi legali. L’elaborazione dei dati personali in Clanto è necessaria principalmente ai fini dell’esecuzione dei termini dei Termini di utilizzo (“Termini”) con l’Utente finale (Art. 6 (1) (b) GDPR), applicabile nell’ambito della fornitura di prodotti o servizi Clanto, salvo diversamente specificato in modo esplicito, p. es.:

• Base legale dell’interesse legittimo (Art. 6 (1) (f) GDPR), che consente alla Società di eseguire il trattamento dei dati in base alle modalità di utilizzo dei Servizi aziendali da parte dei clienti e sulla relativa soddisfazione allo scopo di offrire agli Utenti protezione, supporto ed esperienza ottimali.
• Consenso (Art. 6 (1) (a) GDPR), che viene richiesto all’Utente in situazioni specifiche qualora ritenga che tale base legale sia la più idonea o se richiesto per legge.
• Conformità agli obblighi legali (Art. 6 (1) (c) GDPR), ad esempio definizione di requisiti per le comunicazioni elettroniche, conservazione per scopi di fatturazione o documenti di fatturazione.

Condivisione e riservatezza dei dati

La Società non condivide i dati dell’Utente con terze parti.

Clanto elabora i propri dati all’interno dell’Unione europea (UE). In relazione al cloud computing, la Società utilizza servizi di terze parti. In questi casi, la Società seleziona attentamente i fornitori di servizi e garantisce un livello adeguato di protezione dei dati attraverso misure contrattuali, tecniche e organizzative. Di norma, se necessario, la Società conviene sulle clausole contrattuali tipo dell’UE con le normative contrattuali supplementari.

La Società non condivide i dati dell’Utente con terze parti. Tuttavia, Clanto è un’azienda che opera in tutto il mondo tramite società affiliate o partner che fanno parte della rete di distribuzione, assistenza e supporto. Le informazioni relative alla gestione delle licenze, alla fatturazione e al supporto tecnico elaborate da Clanto potrebbero essere trasferite da e verso le società affiliate o i partner ai fini dell’esecuzione dei termini dell’Accordo di licenza per l’utente finale, tra cui l’erogazione dei servizi o l’assistenza.

La Società potrebbe affidare a servizi di terze parti correlati al cloud computing o a servizi di noleggio server forniti da uno o più dei seguenti provider:

• Aruba
• OVH
• Hertzner
• LeaseWeb
• Netsons

Protezione dei dati

Clanto implementa appropriate misure tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza appropriato da potenziali rischi. Clanto si impegna per garantire la costante riservatezza, integrità, disponibilità e resilienza dei sistemi di elaborazione e dei servizi. Tuttavia, in caso di violazione dei dati che comporti un rischio per i diritti e le libertà dell’Utente, Clanto è pronta a informare l’ente di supervisione competente, oltre che gli Utenti finali in qualità di soggetti interessati.

Diritti dei soggetti titolari dei dati

Data la centralità dei diritti di ogni Utente finale, la Società desidera informare l’Utente che tutti gli Utenti finali (provenienti da qualsiasi paese UE o extra-UE) hanno i seguenti diritti garantiti in Clanto. Per esercitare i diritti del soggetto interessato, l’Utente può contattare la Società tramite il modulo di supporto o tramite e-mail all’indirizzo dpo@clanto.it. Ai fini dell’identificazione, l’Utente dovrà fornire le seguenti informazioni: Nome, indirizzo e-mail e, se disponibile, chiave di licenza o numero cliente e affiliazione aziendale. Non inviare altri dati personali, tra cui la data di nascita. Tenere presente che, per poter elaborare la richiesta dell’Utente, oltre che per scopi di identificazione, la Società provvederà al trattamento dei dati personali dello stesso.

Diritto di revoca del consenso. Il diritto di revoca del consenso è valido in caso di un’elaborazione basata solo sul consenso. Nel caso in cui la Società elabori i dati personali dell’Utente in base al consenso, quest’ultimo ha facoltà di recedere dal consenso in qualsiasi momento senza fornire la motivazione. La revoca del consenso dell’Utente ha effetto futuro e non incide sulla legalità dei dati elaborati in precedenza.

Diritto di opposizione. Il diritto di opporsi all’elaborazione è valido in caso di trattamento basato sul legittimo interesse di Clanto o di terze parti. Nel caso in cui la Società elabori i dati personali dell’Utente al fine di tutelare un interesse legittimo, in quanto soggetto interessato, l’Utente ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento all’interesse legittimo invocato dalla Società e all’elaborazione dei propri dati personali. Il diritto di opposizione dell’Utente ha effetto futuro e non incide sulla legalità dei dati elaborati prima dell’opposizione. In tutti gli altri casi, la Società richiede all’Utente di informarla brevemente in relazione ai propri reclami contro l’interesse legittimo di Clanto a elaborare i suoi dati personali.

Tenere presente che, in alcuni casi, nonostante la revoca del consenso da parte dell’Utente, la Società ha facoltà di elaborare ulteriormente i suoi dati personali sulla base di altri requisiti legali, ad esempio ai fini dell’esecuzione di un contratto.

Diritto di accesso. In quanto soggetto interessato, l’Utente ha diritto a ottenere in qualsiasi momento e gratuitamente da Clanto informazioni sui propri dati memorizzati.

Diritto di rettifica. In caso di trattamento non intenzionale di dati personali non corretti sull’Utente, quest’ultimo ha il diritto di correggere il problema.

Diritto di cancellazione e diritto di limitazione dell’elaborazione. In qualità di soggetto interessato, l’Utente ha il diritto di richiedere la cancellazione o la limitazione dell’elaborazione dei propri dati personali. Se la Società elabora i dati personali dell’Utente (ad esempio, con il suo consenso) quest’ultimo ha il diritto di recedere e, se non sussistono altre basi legali (ad esempio, un contratto), i dati personali vengono rimossi immediatamente. I dati personali dell’Utente verranno rimossi anche nel momento in cui non saranno più richiesti per gli scopi indicati al termine del periodo di conservazione.

Tenere presente che la Società potrebbe richiedere la memorizzazione dei dati dell’Utente fino alla scadenza degli obblighi di conservazione e dei periodi stabiliti dal legislatore o dalle autorità di supervisione. Gli obblighi e i periodi di conservazione potrebbero anche essere stabiliti dalla legislazione della Repubblica Italiana. Successivamente, i dati corrispondenti verranno sistematicamente rimossi.

Diritto di portabilità dei dati. Clanto è lieta di fornire all’Utente, in quanto soggetto interessato, i dati personali elaborati in formato xls.

Diritto di presentazione di un reclamo. In qualità di soggetto interessato, l’Utente ha facoltà di presentare un reclamo in qualsiasi momento dinanzi a un’autorità di supervisione. Clanto è subordinata alla normativa delle leggi vigenti in Italia e come membro dell’Unione Europea è vincolata alla legislazione inerente la protezione dei dati. L’autorità responsabile della supervisione dei dati competente è l’Ufficio del Garante della Privacy della Repubblica Italiana.

Elaborazione dei dati personali

La presente Informativa sulla privacy si applica al download, alla fornitura e all’utilizzo dell’applicazione Email Security Gateway scuola.org (“Applicazione”), nonché alla fornitura di servizi correlati all’Applicazione (“Servizi”).

Clanto potrebbe modificare di tanto in tanto la presente Informativa sulla privacy a sua esclusiva discrezione. All’Utente verrà inviata una notifica tramite e-mail contenente un collegamento all’Informativa sulla privacy modificata oppure verrà informato sulla versione modificata direttamente all’interno dell’Applicazione. In caso di mancata accettazione dell’Informativa sulla privacy modificata o conformità alla stessa, l’Utente cesserà di utilizzare l’Applicazione e i Servizi e provvederà a disinstallarli. Si riterrà che l’Utente abbia accettato l’Informativa sulla privacy modificata in caso di utilizzo dell’Applicazione o dei Servizi in seguito all’effettiva esecuzione.

L’Applicazione e i Servizi sono forniti da Clanto in base a quanto sancito nei Termini, ma alcuni problemi correlati alla loro offerta potrebbero richiedere un’attenzione specifica. La Società desidera pertanto fornire all’Utente ulteriori informazioni relative alla raccolta dei dati nell’ambito della fornitura della propria Applicazione e dei propri Servizi.

Per garantire il funzionamento dei Servizi e dell’Applicazione correlata, la Società dovrà raccogliere o accedere alle seguenti informazioni:

• Gestione delle licenze e dati di fatturazione. Il nome, l’indirizzo e-mail, la chiave di licenza e (se applicabile) l’indirizzo, l’affiliazione della scuola e i dati di pagamento vengono raccolti ed elaborati da Clanto al fine di facilitare l’attivazione della licenza, l’invio della chiave di licenza, i promemoria sulla scadenza, le richieste di assistenza, la verifica dell’autenticità della licenza, l’offerta del servizio e di altre notifiche. Clanto è legalmente obbligata a conservare le informazioni di fatturazione per un periodo di 10 anni. Tuttavia, le informazioni sulla gestione delle licenze saranno rese anonime entro 12 mesi dalla scadenza della licenza.
• Dati forniti dalla Scuola. I dati trasmessi a Clanto durante il completamento del modulo di attivazione del Servizio, durante l’utilizzo dei Servizi, durante la registrazione o l’invio di feedback o commenti, che comprendono principalmente il nome, l’indirizzo e-mail, il numero di docenti, il numero di studenti e le informazioni sulla licenza della Scuola. Questi dati consentono alla Società di attivare i Servizi, verificare che l’Utente sia autorizzato a utilizzarli e che siano necessari per la relativa fornitura. Queste informazioni consentono inoltre alla Società di comunicare all’Utente informazioni sull’utilizzo dei Servizi, gli annunci di servizio, gli aggiornamenti del software, nonché di rispondere alle richieste di assistenza. In base al legittimo interesse della Società, l’Utente potrà contattarla di tanto in tanto con le informazioni sui prodotti o i servizi offerti.
• Dati di utilizzo. In caso di utilizzo dell’Applicazione, vengono inoltre raccolti questi dati necessari al corretto funzionamento delle funzioni di protezione:

Dato raccolto	Chi può accedere al dato	Tempo di mantenimento
Metadati del messaggio (messaggio non bloccato dai filtri) – Mittente – Destinatario – Esistenza allegati	– Supporto tecnico Clanto – Team scolastico preposto	7 giorni dalla consegna al destinatario
Oggetto, Corpo ed Allegato del messaggio (messaggio non bloccato dai filtri) – Header – Oggetto – Corpo – Allegati	Nessuno	Fino alla consegna del messaggio
Metadati del messaggio (messaggio bloccato dai filtri) – Mittente – Destinatario – Esistenza allegati	– Supporto tecnico Clanto – Team scolastico preposto	10 giorni dalla data di ricezione se non viene eseguita alcuna operazione manuale
Oggetto, Corpo ed Allegato del messaggio (messaggio bloccato dai filtri)	– Supporto tecnico Clanto – Team scolastico preposto	5 giorni dalla data di ricezione se non viene eseguita alcuna operazione manuale

• Supporto tecnico. Le informazioni di contatto e relative alla gestione delle licenze e i dati contenuti nelle richieste di assistenza potrebbero essere necessari ai fini dell’offerta dei servizi di assistenza. In base al canale scelto dall’Utente finale per contattare Clanto, quest’ultima potrebbe raccogliere l’indirizzo e-mail, il numero di telefono, informazioni sulle licenze, dettagli sui prodotti e descrizione della richiesta di assistenza. All’Utente finale potrebbe essere chiesto di fornire altre informazioni per facilitare il servizio di assistenza. I dati elaborati per il supporto tecnico vengono archiviati per 4 anni.

Informazioni di contatto

Qualora desideri esercitare i propri diritti in qualità di soggetto titolare dei dati o in caso di domande o dubbi, l’Utente potrà inviare un messaggio ai seguenti recapiti:

Clanto Services srls
Via delle ginestre 16
Melito di Napoli
80017 Napoli
Italia
dpo@clanto.it