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Attivazione servizio gestione Google Workspace / Microsoft 365

Attivazione servizio gestione Google Workspace / Microsoft 365

Ultimo aggiornamento: 6 Ottobre 2023
Tempo di lettura: 3 min

Step di attivazione:

  1. Nomina come responsabile esterno del trattamento dei dati e firma del contratto.
  2. Lista del Team scolastico che si occupa di Google (con relativa mail personale) e dei numeri di cellulare. Verrà inviata una mail con i link per chattare con noi su telegram o matrix.
  3. La creazione di un account da parte della scuola con privilegi super amministratore supporto@dominioscuola.edu.it con mail di recupero scuole@clanto.it (inviate le credenziali direttamente dalla console Google) per iniziare a fare le prime modifiche sulla piattaforma.
  4. Lista degli utenti da creare/controllare
  5. Cambio dei DNS del dominio
  6. Impostazione dei computer della didattica della scuola
  7. Riattivazione degli account sospesi per recupero dati
  8. Eliminazione degli account preesistenti e pseudonimizzazione

Nomina responsabile esterno del trattamento dei dati e contratto

Alla scuola viene inviato il contratto da protocollare e firmare.
La scuola invia la nomina a responsabile esterno per la firma.

Lista del Team scolastico

La scuola fornisce al fornitore la lista del team che si occupa di google workspace per inviargli (via SMS e via email) tutti i contatti di assistenza per chattare direttamente con i tecnici del fornitore.

Creazione di account super amministratore

Con la creazione dell’account super amministratore il fornitore inizia effettivamente a gestire la piattaforma.
Una volta ricevute le credenziali entro le prime 48 ore vengono effettuate le prime modifiche non invasive per alzare il livello di sicurezza e preparare l’attivazione delle modifiche più importanti.
Queste prima modifiche non sono invasive, sono solo preparatorie.

Lista degli utenti

La scuola fornisce gli elenchi di docenti, personale e studenti per la creazione, sospensione e controllo degli utenti sulla piattaforma.
Viene fornito un file excel di esempio alla scuola

Per gli studenti

Il file excel si può esportare direttamente dal registro elettronico.

Nome, Cognome, data di nascita, Classe, Sezione, Plesso, Grado d’istruzione, mail genitore 1, mail genitore 2

Per i docenti:

– Nome, cognome e data di nascita sono i 3 dati essenziali per crearli a sistema.
– Email personale per inviare le credenziali di primo accesso, va bene qualunque e-mail personale anche gmail.com, ma consigliamo di fornirci la mail @posta.istruzione.it o una mail europea per ricevere le credenziali. Per chi non viene fornita alcuna e-mail inviamo l’elenco alla scuola delle mail con le password di primo accesso.
– Grado e Classi servono per creare in automatico i gruppi dei consigli di classe.

L’ordine delle colonne non è importante, basta che ci siano tutte le colonne così impostate, es. è indifferente che venga prima la colonna cognome e poi la colonna nome, ma non va bene nome e cognome nello stesso riquadro.
Dovendo lavorare ed interpolare i dati non vanno assolutamente bene file PDF o Word.
Il file deve essere Excel o LibreOffice Calc.

Cambio DNS del dominio scolastico

Viene inviata una mail con dei parametri da inviare al proprio gestore del sito web.

Impostazione dei computer della didattica della scuola

I Computer della didattica vanno impostato per l’utilizzo del browser solamente in modalità in incognito.

  • Google Chrome va modificata una chiave di registro sui Computer, per farlo basta scaricare questo file: https://clanto.it/software/chrome_incognito.zip
    Esterlo ed installare la chiave “FORZA Incognito Chrome“.
    Per reimpostare le impostazioni di default basta installare la chiave “DEFAULT Permetti Incognito Chrome”.
  • Mozilla Firefox selezionate nel menu del browser in alto a destra la voce “Opzioni” e nella nuova scheda che si aprirà la voce “Privacy e sicurezza” nel menu a sinistra. Scrollate verso il basso fino al punto “Cronologia” e accanto alla voce “Impostazioni cronologia” scegliete “Non salvare la cronologia”.
  • Su tutti i browser consigliamo l’installazione dell’estensione ublock origin.

Consigliato:

  • Che la scuola utilizzi un servizio DNS in grado di filtrare i traccianti e le pubblicità in didattica.
  • Che l’infrastruttura IT della scuola rispetti i Minimi ICT dell’AGID obbligatori per tutte le Pubbliche Amministrazioni.

Riattivazione degli account sospesi per recupero dati

Una volta effettuate tutti i passaggi precedenti si stabilisce se riattivare gli account esistenti per il recupero dei dati prima dell’eliminazione totale e per quanto tempo.

Eliminazione degli account preesistenti ed attivazione completa dei servizi

Il giorno stabilito si eliminano tutti gli utenti e si inviano le nuove credenziali di accesso.

Da questo momento sono attivi tutti i servizi.

Esempio email di primo accesso

Ciao hai un nuovo Account per il dominio della tua scuola.

Dettagli Account:

Username: MAIL
Password: PASSWORD

Inizia ad utilizzare il tuo Account andando su google.it e cliccando Accedi in alto a destra.

All’accesso verrà chiesto di cambiare la password

RICORDA a scuola utilizza sempre Google Chrome in modalità in incognito, qui una guida su come fare:
https://www.youtube.com/watch?v=HjvvFeyPjGk


Per accedere da smartphone Android segui questo video:
https://www.youtube.com/watch?v=APIoJPN5sLY

Per accedere da iPhone segui questo video:
https://www.youtube.com/watch?v=pc5qzBn7JAk

Ricordiamo inoltre che accedendo si accetta il regolamento consultabile sul sito web dell’ istituto.
Se hai dubbi o problemi rispondi a questa mail.

Se hai bisogno di guide, consigli, tutorial e altro per utilizzare Google Workspace visita il sito web della scuola alla sezione Google Workspace ed il canale YouTube
https://www.youtube.com/channel/UCoLybp3LJtPmd_3MVHZ1gnw

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