INFORMATIVA PRIVACY EX ART. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679
1. Definizioni
1.1 Condizioni Generali: condizioni generali che regolano il rapporto tra la scuola e l’Utente in merito all’utilizzo della Piattaforma da parte dell’Utente e alla prestazione dei Servizi offerti dal liceo mediante la Piattaforma stessa.
1.2 Corsi: sono i corsi organizzati dal Liceo o da Partner del Liceo stesso.
1.3 Dati Personali: qualunque informazione relativa ad una persona fisica, identificata o identificabile, direttamente e indirettamente, mediante riferimento al nome, ad un numero di identificazione, ai dati di ubicazione, a un identificativo online o a elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.
1.4 Form: i form presenti sulla Piattaforma mediante cui gli Interessati interagiscono sulla Piattaforma.
1.5 GDPR: il regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016.
1.6 Informativa: il presente documento relativo ai trattamenti dei Dati Personali svolti dal Titolare del Trattamento.
1.7 Interessati: le persone fisiche a cui si riferiscono i Dati Personali, ai sensi dell’art. 4 del GDPR (e.g. gli Utenti, i Partner).
1.8 Partner: sono i partner di progetto o commerciali del Liceo.
1.9 Piattaforma: la piattaforma online “Liceo Rescigno”.
1.10 Profilo: il profilo creato dall’Utente sulla Piattaforma per la Registrazione.
1.11 Registrazione: creazione di un Profilo tramite compilazione di un Form.
1.12 Servizi: i servizi offerti dal Liceo all’Utente tramite la Piattaforma, così come definiti nelle Condizioni Generali.
1.13 Titolare: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di Dati Personali ai sensi dell’art. 4 del GDPR.
1.14 Trattamento: qualsiasi operazione o insieme di operazioni aventi ad oggetto i Dati Personali, quali, a titolo esemplificativo, la raccolta, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione, l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione e la distruzione.
1.15 Utente: gli utenti della Piattaforma.
2. Titolare del Trattamento, Responsabile per la Protezione dei Dati, Luogo del Trattamento, Richieste degli Interessati
Liceo Rescigno
Via Viviano, 3 – 84086 Roccapiemonte (SA)
contatti: SAPS18000P@istruzione.it
2.1 Titolare del Trattamento dei Dati
Il Titolare del trattamento è il Liceo Rescigno, con sede in Via Viviano, 3 – 84086 Roccapiemonte (SA), nelle persone del Dirigente Scolastico pro tempore, in relazione alle specifiche previsioni normative e statutarie (“Scuola Secondaria di Secondo Grado”).
2.2 Responsabile per la Protezione dei Dati
Il Responsabile della Protezione dei Dati dell’Istituto è raggiungibile ai seguenti (Contatti).
2.3 Luogo del Trattamento
I Dati Personali raccolti tramite la Piattaforma sono conservati su server ubicati nello Spazio Economico Europeo tramite l’azienda Clanto Services ed i provider: OVH (Francia), Aruba (Italia) e Server Plan (Italia).
2.4 Richiesta degli Interessati
Qualsiasi richiesta degli Interessati relativa ai Trattamenti eseguiti dall’Istituto avente ad oggetto i propri Dati Personali (ivi incluso l’esercizio dei diritti di cui al successivo punto 8), andrà rivolta all’Istituto, a mezzo posta presso la sede legale, ovvero a mezzo e-mail all’indirizzo e-mail: SAPS18000P@istruzione.it
Finalità e base giuridica del trattamento
L’Istituto raccoglie e utilizza i Dati Personali degli Utenti per il conseguimento delle seguenti finalità:
a) Consentire agli Utenti di creare il Profilo e usufruire dei Servizi: il Trattamento dei Dati Personali per la finalità di cui alla lettera a) è necessario per la creazione del Profilo e per la conseguente fruizione dei Servizi da parte dell’Utente, e l’eventuale rifiuto impedisce agli Utenti di fruire dei Servizi previsti dalle Condizioni Generali. Tale Trattamento si fonda sulla sottoscrizione delle Condizioni Generali da parte degli Utenti.
b) Inviare comunicazioni (e.g. newsletter, comunicazioni promozionali) ed inviti ai Corsi agli Utenti: il Trattamento dei Dati Personali per la finalità di cui alla lettera b) è facoltativo e l’eventuale rifiuto da parte dell’Utente impedisce a quest’ultimo di ricevere comunicazioni relative all’Istituto, alla Piattaforma e/o ai Servizi, o inviti ai Corsi. Tale Trattamento si fonda sul legittimo interesse dell’Istituto, costituito dal beneficio che l’Istituto può ottenere dall’invio di comunicazioni, aventi ad oggetto l’Istituto, la Piattaforma e/o i Servizi e/o inviti a Corsi che potrebbero interessare gli Utenti, che l’Istituto ritiene essere prevalente rispetto al diritto alla riservatezza degli Interessati. L’opposizione al presente Trattamento (qualora ne sussistano i requisiti) può essere esercitata dall’Utente in ogni tempo seguendo le indicazioni di cui al punto 8 lett. f) della presente Informativa.
Le finalità di cui alla lettera b) sono facoltative e disabilitate di default.
c) Gestire le richieste di contatto pervenute da parte degli Utenti tramite e-mail e/o Form: il Trattamento dei Dati Personali per la finalità di cui alla lettera c) è necessario per la gestione delle richieste di contatto inviate dall’Utente. Tale Trattamento si fonda sul legittimo interesse dell’Istituto di gestire le richieste di contatto degli Utenti, che l’Istituto ritiene essere prevalente rispetto al diritto alla riservatezza degli Interessati. L’opposizione al presente Trattamento (qualora ne sussistano i requisiti) può essere esercitata dall’Utente in ogni tempo seguendo le indicazioni di cui al punto 8 lett. f) della presente Informativa.
d) Gestire le richieste di informazioni e contatto pervenute da parte dei Partner Utenti e dei Partner non Utenti tramite Form: il Trattamento dei Dati Personali per la finalità di cui alla lettera d) è necessario per la gestione delle richieste di contatto inviate dall’Utente. Tale Trattamento si fonda sul legittimo interesse dell’Istituto di gestire le richieste di contatto degli Utenti, che l’Istituto ritiene essere prevalente rispetto al diritto alla riservatezza degli Interessati. L’opposizione al presente Trattamento (qualora ne sussistano i requisiti) può essere esercitata dall’Utente in ogni tempo seguendo le indicazioni di cui al punto 8 lett. f) della presente Informativa.
e) Eseguire analisi statistiche, ricerche di mercato, migliorare l’erogazione dei Servizi e l’uso della Piattaforma. Laddove possibile, per conseguire la presente finalità utilizziamo Dati Personali anonimi (Dati Personali che non identificano o rendono identificabili gli Utenti): il Trattamento dei dati Personali di cui alla lettera e) è facoltativo e l’eventuale rifiuto da parte dell’Utente impedisce a quest’ultimo di fruire di Servizi più affini alle proprie preferenze, senza alcun pregiudizio per la ricezione dei Servizi. Tale Trattamento si fonda sul legittimo interesse dell’Istituto costituito dal beneficio che l’Istituto può ottenere dall’offerta di Servizi più affini alle preferenze manifestate dai propri Utenti durante la navigazione sulla Piattaforma e la fruizione dei Servizi, che l’Istituto ritiene essere prevalente rispetto al diritto alla riservatezza degli Utenti. L’opposizione al presente Trattamento (qualora non eseguito con dati anonimi) può essere esercitata dall’Utente in ogni tempo seguendo le indicazioni di cui al punto 8 lett. f) della presente Informativa.
Le finalità di cui alla lettera e) sono facoltative e disabilitate di default.
4. Modalità di raccolta dei dati personali
L’Istituto raccoglie i Dati Personali con le seguenti modalità:
a) Dati Personali inseriti nella Piattaforma dagli Utenti: sono i Dati Personali forniti, a titolo esemplificativo e non esaustivo, per registrarsi alla Piattaforma e usufruire dei Servizi;
b) Dati Personali espressamente comunicati all’Istituto dagli Utenti: sono i Dati Personali forniti, a titolo esemplificativo, al servizio di help desk dell’Istituto (in caso di richiesta di contatto) ovvero raccolti in occasione di Corsi e/o iniziative organizzati dall’Istituto;
c) Dati Personali degli Utenti comunicati dai Partner: sono i Dati Personali comunicati all’Istituto direttamente dal Partner.
5. Eventuali categorie di destinatari dei dati
I Dati Personali sono trattati dall’Istituto e/o da soggetti terzi, selezionati per affidabilità e competenza, ed a cui possono essere comunicati in quanto ciò sia necessario od opportuno. In particolare, l’Istituto informa gli Utenti che i Dati Personali possono essere trattati da, e/o comunicati a:
a) dipendenti e/o collaboratori dell’Istituto;
b) Partner dell’Istituto;
d) soggetti terzi fornitori di servizi necessari a garantire il funzionamento della Piattaforma (a titolo esemplificativo, società che si occupa dei servizi di hosting);
e) soggetti terzi fornitori di servizi necessari a garantire la prestazione dei Servizi (a titolo esemplificativo, gestori dei pagamenti);
f) soggetti terzi che forniscono servizi di consulenza e assistenza (e.g. consulente fiscale);
g) soggetti terzi che forniscono servizi di analisi dei dati di navigazione sulla Piattaforma e/o servizi automatici di invio di comunicazioni.
6. Periodo di conservazione dei Dati Personali (o criteri per la determinazione)
I Dati Personali sono conservati dall’Istituto per il periodo di tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti, come indicato al punto 3 che precede. In particolare, salvo esercizio del diritto di revoca del consenso di cui al successivo punto 8 lett. a) o del diritto di opposizione di cui al punto 8 lett. f), l’Istituto conserva i Dati Personali degli Utenti per i seguenti termini:
- Dati Personali per la creazione del Profilo e fruizione dei Servizi: per la finalità di cui al punto 3 lettera a) per il periodo di durata delle Condizioni Generali e per un ulteriore periodo di 5 anni dopo l’ultima interazione dell’Utente con la Piattaforma, fermo restando quanto previsto al punto 6, lettera d);
- Dati Personali per l’invio di comunicazioni e inviti ai Corsi agli Utenti: per la finalità di cui al punto 3 lettera b), per un periodo di 24 mesi successivi all’ultima interazione da parte dell’Utente con la Piattaforma, idoneo a dimostrare un interesse per i Servizi e/o i Corsi;
- Dati Personali per la gestione delle richieste di contatto degli Utenti e dei Partner Utenti/Partner non Utenti: per le finalità di cui al punto 3 lettera c) e d), per un periodo di 6 mesi dalla ricezione della richiesta di contatto inviata dall’Utente mediante compilazione dell’apposito form sulla Piattaforma.In deroga a tale termine, in caso di invio di un reclamo o di una lamentela tramite invio di un’e-mail, i Dati Personali dell’Utente verranno conservati per il periodo di cui alla successiva lettera d);
- in ogni caso, l’Istituto è autorizzato a conservare, in tutto o in parte, i Dati Personali per il periodo massimo di 10 anni dalla raccolta, limitatamente alle informazioni necessarie per adempiere ad obblighi legali e consentire all’Istituto stessa l’eventuale accertamento, esercizio e difesa di un proprio diritto in sede giudiziaria, ovvero per un periodo maggiore qualora l’eventuale accertamento o procedimento giudiziario avesse una durata superiore a 10 anni.
Decorsi tali termini, l’Istituto provvederà alla cancellazione automatica dei Dati Personali raccolti, ovvero alla loro trasformazione in forma anonima in maniera irreversibile.
7. Trasferimento dati Extra SEE
I Dati Personali raccolti dall’Istituto sono tutti trattati all’interno dello spazio economico SEE.
Solo nel caso di corsi, certificazioni ed attestati aventi come oggetto software, piattaforme e società Extra SEE (es. corso su google workspace) verrà informato l’Utente del possibile trasferimento di dati Extra SEE.
In tutti gli altri casi i dati sono trattati esclusivamente in spazio economico SEE.
8. Diritti dell’utente
Ai sensi e per gli effetti del GDPR, per il periodo di cui al punto 6 della presente Informativa, ciascun Utente ha diritto di:
a) revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del Trattamento, mediante invio di un’e-mail all’Istituto ovvero esercitando l’opt-out nelle comunicazioni promozionali dell’Istituto (cfr. art. 7 del GDPR);
b) chiedere all’Istituto l’accesso ai Dati Personali e alle informazioni del relativo Trattamento ed eventuale copia in formato elettronico, salvo specifica diversa richiesta dell’Utente (cfr. art. 15 del GDPR);
c) chiedere la rettifica e/o l’integrazione dei Dati Personali, senza ingiustificato ritardo (cfr. art. 16 del GDPR);
d) per specifici motivi (ad esempio, trattamento illecito, revoca del consenso, insussistenza della finalità del Trattamento), chiedere la cancellazione dei Dati Personali, senza ingiustificato ritardo (cfr. art. 17 del GDPR);
e) al ricorrere di specifiche ipotesi (ad esempio, inesattezza dei Dati Personali, illiceità del Trattamento, esercizio di un diritto in sede giudiziaria), chiedere la limitazione del Trattamento (art. 18 del GDPR);
f) con riferimento ai Trattamenti di cui al punto 3 lettere b), c), d) e e) opporsi in qualsiasi momento al Trattamento dei Dati Personali (qualora non utilizzati in forma anonima), mediante l’invio di un’e-mail all’Istitituto (cfr. art. 21 del GDPR);
g) in caso di Trattamento automatizzato, ricevere i Dati Personali in formato leggibile, ai fini della relativa comunicazione a un soggetto terzo, ovvero, laddove tecnicamente fattibile, chiedere la trasmissione dei Dati Personali da parte dell’Istituto direttamente a tale soggetto terzo (cd. diritto alla portabilità dei Dati Personali – cfr. art. 20 del GDPR);
h) essere informato dall’Istituto senza ingiustificato ritardo di eventuali violazioni o accessi non autorizzati da parte di terzi ai propri sistemi contenenti i Dati Personali (c.d. data breach – cfr. art. 34 del GDPR);
i) proporre reclamo all’autorità di controllo del Paese UE in cui risiede, lavora ovvero in cui ritiene si sia verificata la violazione dei propri diritti (cfr. art. 77 del GDPR).
Per ulteriori informazioni in merito ai termini e alle condizioni per l’esercizio dei diritti riconosciuti all’Utente, quest’ultimo può consultare il testo del GDPR pubblicato al seguente link, ovvero contattare l’Istituto nelle forme previste dal punto 2 della presente Informativa.
Le richieste di cancellazione o qualsiasi altra richiesta degli interessati di cui al presente punto possono essere inoltrata a mezzo e-mail all’indirizzo dell’Istituto.
